Onboarding process

Als je als onderneming aan de vereisten van de Wet WWFT, de wet voorkoming van witwassen en de financiering van terrorisme, moet voldoen dan voer je binnen je eigen onderneming een Onboarding process uit. Dit betekent dat je de wet WWFT integreert en vormgeeft binnen je bedrijfsvoering. Dit is een intensief proces en hiervoor kan je gebruik maken van de leidraad WWFT, gespecialiseerde databases of automatiseringssoftware die gemaakt zijn voor de wet WWFT. In dit artikel lees je alles over de toepassing van de wet WWFT binnen je onderneming.

Wat is de wet WWFT

De wet WWFT wordt streng gecontroleerd en het is daarom van belang dat je deze wetgeving goed integreert in je bedrijfsvoering. Er staan een fikse boete en zelfs mogelijke strafvervolging door de overheid op het niet naleven van de wetgeving. Uiteraard wil je als onderneming ook niet geassocieerd worden met criminele activiteiten zoals witwassen of de financiering van terrorisme. Dit kan reputatieschade of in het ergste geval een faillissement opleveren. Als onderneming moet je een gedegen cliënten onderzoek doen en heb je een meldingsplicht bij dubieuze transacties of verdachte transactiepatronen. Eventuele meldingen hiervan dien je direct aan te geven bij de Financial Intelligence Unit (FIU) Nederland. Een cliënten onderzoek kan je het makkelijkste uitvoeren door middel van gespecialiseerde databases of automatiseringssoftware. Het onboarding process kan je hiermee automatiseren. Het is belangrijk om bij verdachte transacties rekening te houden met bepaalde risicolanden. Deze zijn op de website van de Europese Commissie gepubliceerd naar aanleiding van publicaties van de Financial Action Task Force (FATF).

Het onboarding process automatiseren

Voor je cliënten onderzoek dien je een cliënten dossier aan te leggen. Dit dossier bestaat sowieso uit een identificatiebewijs van de UBO, een uittreksel van de Kamer van Koophandel en een gedegen achtergrondonderzoek. Dit onderzoek kan je doen door het onboarding process te automatiseren binnen je onderneming. Door middel van automatiseringssoftware kan je met een druk op te knop dit onderzoek uitvoeren en de betreffende gegevens aan je cliënten dossier toevoegen. De automatiseringssoftware detecteert automatisch uit een bepaalde database die up to date is met de geldende wet- en regelgeving of er rode vlaggen verschijnen bij de naam van een bedrijf of client. Deze worden dan toegevoegd aan het dossier indien nodig. Daarnaast is automatiseringssoftware handig voor je onderneming, omdat het je minder tijd kost en je structureel je klantenportefeuille kan monitoren.